ROMÂNIA
JUDEȚUL HUNEDOARA
COMUNA BĂTRÂNA
PRIMAR

DISPOZIȚIA Nr. 16/ 2021
privind organizarea, implementarea şi menţinerea controlului intern managerial în conformitate cu prevederile Ordinului secretarului general al Guvernului nr. 600/2018

Primarul comunei Batrana,judetul Hunedoara;
Avand in vedere referatul de specialitate cu nr.38/05.04.2021 emis de secretarul general al comunei Batrana din care rezulta necesitatea emiterii dispozitiei privind organizarea, implementarea şi menţinerea controlului intern managerial în conformitate cu prevederile Ordinului secretarului general al Guvernului nr. 600/2018.
Ținând cont de particularitățile cadrului legal de organizare și funcționare, precum și de standardele de control intern managerial.
Având în vedere prevederile art. 3 din Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entităților publice,
In temeiul art. 155 alin. (1) lit. e) , art. 196 alin. (1) lit. b) ,art.197 alin (4) si (5),art.199 alin (1) si (2) si art.243 alin (1) lit a din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 57/2019 privind Codul administrativ,cu modificarile si completarile ulterioare:

DISPUNE:

Art.1.Începând cu data prezentei dispoziții se vor întreprinde măsurile necesare pentru proiectarea, implementarea şi dezvoltarea sistemului de control intern managerial în conformitate cu prevederile Ordinului SGG nr. 600/2018 în cadrul Primăriei Comunei Bătrâna.
Art.2.Se constituie Comisia de monitorizare în vederea monitorizării, coordonării și îndrumării metodologice a implementării și dezvoltării sistemului de control intern managerial (SCIM) în cadrul Primăriei Comunei Bătrâna, județul Hunedoara,in următoarea componenţă:
Președinte: Pascotesc Ciprian Sergiu
Membri: Costa Gheorghe
Secretariat tehnic:Barb Camelia Cosmina
Art.3.Comisia de monitorizare va asigura elaborarea Programului de dezvoltare a sistemului de control intern managerial la nivelul Primăriei Comunei Bătrâna, care se va actualiza anual.
Art.4.Conducătorii compartimentelor din cadrul Primăriei vor desemna câte un responsabil cu riscurile.
Art. 5.Procesul de gestionare a riscurilor și monitorizarea performanțelor la nivelul Primăriei se vor desfășura în acord cu prevederile art. 5 din Ordinul SGG nr. 600/2018.
Art. 6. Se vor elabora procedurile documentate, respectiv procedurile de sistem și procedurile operaționale, pentru procesele și activitățile derulate în cadrul Primăriei și se vor aduce la cunoștința personalului acesteia.
Art. 7.Se vor întocmi situații centralizatoare anuale privind stadiul implementării și dezvoltării SCIM la nivelul Primăriei, care, împreună cu Raportul asupra SCIM la 31 decembrie se vor trimite până la 20 februarie a anului următor la Direcția de control intern managerial și relații interinstituționale din cadrul Secretariatului General al Guvernului.
Art.8.Prevederile prezentei dispoziții vor fi duse la îndeplinire de către compartimentele aparatului de specialitate al Primarului Comunei Bătrâna.
Art.9. Prezenta dispoziţie poate fi atacată la instanţă în condiţiile Legii contenciosului administrativ nr.554/2004,cu modificările şi completările ulterioare.

Art. 10.Prezenta dispoziție se va comunica prin grija secretarului general al comunei Instituției Prefectului – Județul Hunedoara ,primarului comunei Batrana ,persoanelor nominalizate la art.2 si se aduce la cunostinta publica prin afisare la sediul primariei.

Batrana la 05 aprilie 2021

PRIMAR
Radu Herciu

Contrasemnează
SECRETAR GENERAL AL COMUNEI
Barb Camelia Cosmina

JUDEŢUL HUNEDOARA
COMUNA BATRANA
PRIMAR

DISPOZIŢIA NR.15 / 2021
privind constituirea, la nivelul unităţii administrativ-teritoriale, a comisiei speciale pentru întocmirea şi actualizarea inventarului bunurilor care alcătuiesc domeniul public si privat al comunei Batrana

Primarul comunei Batrana, judeţul Hunedoara;
Având în vedere referatul nr. 29 din 15.03.2021 al secretarului general al comunei Batrana, prin care se propune constituirea, la nivelul unităţii administrativ-teritoriale, a comisiei speciale pentru întocmirea şi actualizarea inventarului bunurilor care alcatuiesc domeniul public si privat al comunei Batrana;
În conformitate cu prevederile art.289 alin.(2)-(4), art. 356 alin. (2)-(3), alin. (5), art.357 alin. (1)–(3) din O.U.G. nr. 57/2019 privind Codul administrativ, cu modificările si completările ulterioare, ale art.5 – 7 din anexa la HG nr. 392/2020 privind aprobarea Normelor tehnice pentru întocmirea inventarului bunurilor care alcătuiesc domeniul public şi privat al comunelor, al oraşelor, al municipiilor şi al judeţelor, ale art.552, art.553 și art.555 din Legea nr.287/2009 privind Codul Civil, cu modificările și completările ulterioar;
În temeiul dispozițiilor art. 155 alin.(1) lit.d), alin.(5) lit. d), art.196 alin.(1) lit.b), art.197 alin. (4) si (5), art.199 alin (1) si (2) si art.243 alin. (1) lit. a) din din O.U.G. nr.57/2019 privind Codul administrativ, cu modificarile si completarile ulterioare,

D I S P U N E:

Art. 1 Se constituie, la nivelul unităţii administrativ-teritoriale, comisia specială pentru întocmirea şi actualizarea inventarului bunurilor care alcătuiesc domeniul public si privat al comunei Batrana, care va avea următoarea componenţă:
Președinte: Herciu Radu, primar al comunei Batrana;
Membrii: Barb Camelia Cosmina, secretar general al comunei Batrana;
Pascotesc Ciprian Sergiu , viceprimar al comunei Batrana;
Costa Gheorghe, casier al comunei Batrana;
Dobra Marius Florin, referent în cadrul compartimentului agricol al comunei Batrana
Art. 2 (1) Comisia specială, prevăzută la art. 1, are ca atribuții întocmirea și actualizarea, în condiţiile legii, a inventarului bunurilor aparținând domeniului public și privat al comunei Batrana.
(2) Toate bunurile aparținând domeniului public și privat al comunei Batrana sunt supuse inventarierii anuale, în condiţiile legii şi a hotărârii Consiliului local, prin care se stabileşte perioada în care se efectuează activitatea de inventariere.
Art. 3 (1) Comisia specială, prevăzută la art. 1, în perioada în care îşi desfăşoară activitatea referitoare la întocmirea și actualizarea, în condiţiile legii, a inventarului bunurilor aparținând domeniului public și privat al comunei Batrana, precum şi în afara acestei perioade, are obligaţia de a identifica, pe raza administrativ-teritorială a comunei Batrana, bunurile imobile care alcătuiesc domeniul privat al statului şi pentru care nu sunt cunoscute entităţile cărora li s-a atribuit un drept real şi totodată de a notifica autoritatea administraţiei publice centrale competente în vederea evidenţierii separate a acestor bunuri în inventarul centralizat al bunurilor din domeniul privat al statului.
(2) Comisia specială, identificată la art. 1, are, în domeniul inventarierii bunurilor din domeniul privat al statului, alături de obligaţia prevăzută la alin. (1) şi obligaţia efectuării inventarierii şi a întocmirii/actualizării unui inventar al bunurilor imobile proprietate privată a statului, asupra cărora autorităţilor administraţiei publice locale de la nivelul comunei Batrana li s-a atribuit un drept real, altul decât cel de proprietate, pe care-l deţin în mod direct, precum şi atribuţiile de a comunica acest inventar, în condiţiile legii, ministerului cu atribuţii în domeniul finanţelor publice.
Art. 4 (1) Evidenţa financiar-contabilă a bunurilor care alcătuiesc domeniul public al unităţii administrativ-teritoriale comuna Batrana, se ţine distinct în contabilitate, potrivit legii, prin grija compartimentului financiar contabil-juridic din cadrul aparatului de specialitate al primarului.
(2) Evidenţa financiar-contabilă a bunurilor care alcătuiesc domeniul privat al unităţii administrativ-teritoriale comuna Batrana se ţine distinct în contabilitate, potrivit legii, prin grija compartimentului financiar contabil-juridic din cadrul aparatului de specialitate al primarului.
(3) Evidenţa financiar-contabilă a bunurilor care alcătuiesc domeniul privat al statului, prevăzute la art. 3 alin. (2) din prezenta dispoziţie, se ţine distinct în contabilitate, potrivit legii, prin grija compartimentului financiar contabil-juridic din cadrul aparatului de specialitate al primarului.
Art. 5 (1)Secretarul general al comunei va asigura secretariatul comisiei speciale prevăzute la art. 1 şi va îndeplini atribuţiile specifice compartimentului de specialitate, referitoare la redactarea şi întocmirea documentelor necesare iniţierii şi aprobării proiectului de hotărâre privind atestarea inventarului bunurilor care alcătuiesc domeniul public al unităţii administrativ-teritoriale.
(2)Structura prevăzută la alin. (1), v-a duce la îndeplinire, după aprobarea actului administrativ de atestare/actualizare a atestării domeniului public şi a domeniului privat, atribuţiile referitoare la efectuarea modificărilor corespunzătoare în evidenţele de cadastru şi publicitate imobiliară, la constituirea inventarului, ca anexă, la statutul unităţii administrativ-teritoriale, ce se actualizează ori de câte ori intervin evenimente de natură juridică şi la cele ce asigură publicarea pe pagina de internet a unităţii administrativ-teritoriale, într-o secţiune dedicată statutului respectiv şi în monitorul oficial local.
Art. 6 Prezenta dispoziţie poate fi contestată în termenul şi în condiţiile Legii nr. 554/2004 privind contenciosul administrativ, cu modificările şi completările ulterioare, la Tribunalul Hunedoara, Secţia Contencios administrativ şi fiscal.
Art. 7 Prezenta dispoziţie se comunică Instituţiei Prefectului Judeţul Hunedoara,Primarului comunei Batrana,compartimentului financiar contabil juridic din cadrul aparatului de specialitate al primarului si se aduce la cunostiinta publica prin afisare la sediul primariei.

Batrana la 05 aprilie 2021

PRIMAR,
Herciu Radu,

Contrasemneaza,
Secretar general al comunei,
Barb Camelia Cosmina

ROMANIA
JUDETUL HUNEDOARA
COMUNA BATRANA
PRIMAR

DISPOZIŢIA NR. 14 /2021
privind aprobarea Regulamentului privind organizarea evidenţei, circuitul documentelor şi folosirea sigiliilor şi ştampilelor la nivelul autoritatilor administratiei publice locale ale comunei Batrana

Primarul comunei Batrana;
Avand in vedere referatul cu nr.35/23.03.2021 emis de secretarul general al comunei Batrana din care rezulta necesitatea emiterii unei dispozitii privind aprobarea Regulamentului privind organizarea evidenţei, circuitul documentelor şi folosirea sigiliilor şi ştampilelor la nivelul autoritatii administratiei publice locale a comunei Batrana
Având în vedere prevederile Legii Arhivelor Naţionale nr.16/1996, a Ordonanţei Guvernului nr.27/2002 privind reglementarea activităţii de soluţionare a petiţiilor, a Legii nr.544/2001 privind liberul acces la informaţiile de interes public şi ale Hotărârii Guvernului nr.123/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Legii nr.544/2001,
În conformitate cu prevederile Legii nr.75/1994 privind arborarea drapelului României, intonarea imnului naţional şi folosirea sigiliilor cu stema României de către autorităţile şi instituţiile publice;
În temeiul prevederilor art.155 alin 1 lit e ,art.196 alin 1 lit b,art.197 alin 4 si alin 5,art.198 alin 1 si alin 2 si art.243 alin 1 lit a din OUG nr.57/2019 privind Codul administrativ, cu modificările şi completările ulterioare,

DISPUNE:

Art.1. Se aprobă Regulamentul privind organizarea evidenţei, circuitul documentelor şi folosirea sigiliilor şi ştampilelor la nivelul autoritatilor administratiei publice locale ale comunei Batrana, conform anexei care face parte integrantă din prezenta dispoziţie.
Art.2.Prezenta dispozitie poate fi atacata la instanta in conditiile Legii contenciosului administrative nr.554/2004,cu modificarile si completarile ulterioare.
Art.3. Prezenta dispoziţie se comunica Institutiei Prefectului Judetului Hunedoara, Primarului, viceprimarului si secretarului general al comunei Batrana si se aduce la cunostinta publica prin afisare la sediul Primariei .

Batrana la 23 martie 2021
PRIMAR,
Herciu Radu

CONTRASEMNEAZA,
Secretar general al comunei,
Barb Camelia Cosmina

Anexă la Dispoziţia nr. 14/2021

Regulament privind organizarea evidenţei, circuitul documentelor
şi folosirea sigiliilor şi ştampilelor la nivelul autoritatilor administratiei publice
locale ale comunei Batrana

Cap. I. Dispoziţii generale

Art.1
(1) Actele oficiale intră şi ies de la autoritatile administratiei publice locale Batrana (primarie, primar, consiliul local) prin poşta clasică, poşta specială, poşta electronică, curier sau prin fax şi se depun pentru înregistrare la Registratura generală sau la compartimentele indicate în prezentul regulament.
(2)În cadrul aparatului de specialitate al primarului se conduce un REGISTRU DE EVIDENTA GENERALA, in care se inregistreaza la inceputul fiecarui an, prin grija functionarilor responsabili, următoarele registre cu caracter general:
a) Registrul de evidenţă a cererilor privind accesul la informaţiile de interes public;
b) Registrul de evidenţă al actelor normative intocmite potrivit Legii nr.52/2003;
c) Registrul de evidenţă a petiţiilor ;
d)Registrul de evidenţă a autorizatiilor de acces la informaţiilor clasificate, registru evidenta informatii secrete de serviciu, registru evidenta informatii clasificate multiplicate, registru unic informatii secrete, condica de predare-primire a documentelor clasificate, care se conduc şi se păstrează de către funcţionarul de securitate şi nu constituie obiectul prezentului regulament;
e) Registrul de audienţe primar si registru de audiente viceprimar;
f) Registrul riscurilor, in materie de control managerial intern;
g) Registrul unic de control.
h)Condica corespondenta posta.
(3)Înregistrarea actelor în registrele prevăzute se realizează de funcţionarii desemnaţi, cu atributii specifice prevazute in fisa postului.
(4)Potrivit legislaţiei în vigoare, aparatul de specialitate al primarului conduce următoarele evidenţe speciale, inregistrate in registratura generala anual:
Registru de evidenta a sigiliilor si stampilelor se conduce de catre secretarul general al comunei, se intocmeste şi se păstrează de secretarul general al comunei
Registrul de evidenţă a hotărârilor consiliului local se conduce şi se păstrează de catre secretarul general al comunei;
Registrul de evidenţă a dispoziţiilor primarului comunei Batrana se conduce de catre secretarul comunei, se intocmeste şi se păstrează de secretarul general al comunei;
Registrul declaraţiilor de avere pentru alesii locali (primar, viceprimar) şi consilierii locali se conduce şi se păstrează de Compartimentul resurse umane;
Registrul declaraţiilor de interese pentru alesii locali (primar, viceprimar) şi consilierii locali, se conduce şi se păstrează de Compartimentul resurse umane;
Registrul declaraţiilor de avere ale funcţionarilor publici si personalului contractual de conducere se conduce şi se păstrează de Compartimentul resurse umane;
Registrul declaraţiilor de interese ale funcţionarilor publici si personalului contractual de conducere se conduce şi se păstrează de Compartimentul resurse umane;
Registrul de intrare-iesire documente al Serviciului Voluntar pentru Situatii de Urgenta ce se conduce şi se păstrează de Serviciul in cauza;
Registrul control financiar preventiv se conduce şi se păstrează de compartimentul financiar contabil-juridic;
Registrul intrare-iesire documente compartiment stare civila, se conduce şi se păstrează de compartimentul stare civila;
Registrul evidenta certificate de divort, se conduce şi se păstrează de compartimentul stare civila;
Registrul evidenta certificate de nastere, se conduce şi se păstrează de compartimentul stare civila;
Registrul evidenta certificate de casatorie, se conduce şi se păstrează de compartimentul stare civila;
Registrul evidenta certificate de deces, se conduce şi se păstrează de compartimentul stare civila;
Registrul evidenta livrete de familie, se conduce şi se păstrează de compartimentul stare civila;
Registrul de evidenta adeverinte, se conduce şi se păstrează de compartimentul agricol;
Registrul de evidenta procese verbale de punere in posesie, se conduce si se pastreaza de secretarul general al comunei;
Registrul de evidenta eliberare ordinul prefectului, se conduce şi se păstrează de secretarul general al comunei;
Registrul de eliberare a titlurilor de proprietate, se conduce şi se păstrează de secretarul general al comunei;
Registrul transcrierii proprietatii animalelor, se conduce şi se păstrează de compartimentul registrul agricol;
Registrul atestate de producator, se conduce şi se păstrează de compartiment registrul agricol;
Registrul de evidenţă a succesiunilor se conduce de catre secretarul general al comunei, se intocmeste şi se păstrează de Compartimentul impozite sit taxe locale;
Registrul de inregistrare a contractelor de arenda se conduce de catre secretarul general al comunei, se intocmeste şi se păstrează de Compartimentul agricol;
Registrul de evidenta intrari-iesiri unitati arhivistice se intocmeste şi se păstrează de secretarul general al comunei ;
Registrul de audiente secretar se conduce de catre secretarul general al comunei, se intocmeste şi se păstrează de secretarul general al comunei;
Registrul al actelor cu termen, se intocmeste şi se păstrează de Compartimentul relatii cu publicul;
Registrul de evidenta a contractelor de concesiune se intocmeste şi se păstrează de secretarul general al comunei;
Registrul de procese verbale ale sedintelor comisiei privind controlul managerial intern se intocmeste şi se păstrează de secretarul comisiei privind controlul managerial intern ;
Registrul riscurilor comisiei privind controlul managerial intern se intocmeste şi se păstrează de secretarul comisiei privind controlul managerial intern ;
Registrul de evidenta adeverinte eliberate se intocmeste şi se păstrează de compartimentul resurse umane;
Registrul unic de control al institutiei se intocmeste şi se păstrează de compartimentul resurse umane;
Registrul evidenta certificate de atestare fiscala se intocmeste şi se păstrează de compartimentul impozite si taxe locale;
Registrul evidenta inmatriculari si radieri persoane fizice se intocmeste şi se păstrează de compartimentul impozite si taxe locale;
Registrul evidenta inmatriculari si radieri persoane juridice se intocmeste şi se păstrează de compartimentul impozite si taxe locale;
Registrul evidenta titluri si somatii persoane fizice se intocmeste şi se păstrează de compartimentul impozite si taxe locale;
Registrul evidenta titluri si somatii persoane juridice se intocmeste şi se păstrează de compartimentul impozite si taxe locale;
Registrul evidenta somatii, amenzi se intocmeste şi se păstrează de compartimentul impozite si taxe locale;
Registrul evidenta al certificatelor de inregistrare al vehiculelor pentru care nu exista obligatia inmatricularii se intocmeste şi se păstrează de Compartimentul impozite sit axe locale;
Registrul de evidenta a autorizatiilor (acordul primarului) si a vizelor anuale la acesta se intocmeste şi se păstrează de secretarul general al comunei;
Registrul de evidenta a avizelor comisiei tehnice de urbanism si amenajarea teritoriului se intocmeste şi se păstrează de secretarul general al comunei;
Registrul de evidenta a proceselor verbale de receptie se intocmeste şi se păstrează de compartiment achizitii publice;
(5) În activitatea aparatului de specialitate a primarului se mai conduc şi alte evidenţe care nu presupun o înregistrare şi atribuirea unui număr sub care să circule documentul, cum sunt:
Registrul evidenta procese verbale de contraventie, pentru stare civila, se conduce şi se păstrează de compartimentul stare civila;
Registrul pentru inregistrarea cererilor de divort, se conduce şi se păstrează de compartimentul stare civila;
Registrul evidenta extrase multilingve (nastere,casatorie, deces), se conduce şi se păstrează de compartimentul stare civila;
Registrul indemnizatie crestere copii, se conduce şi se păstrează de compartimentul de asistenta sociala;
Registrul alocatie de stat, se conduce şi se păstrează de compartimentul de asistenta sociala;
Registrul alocatie sustinerea familiei, se conduce şi se păstrează de compartimentul de asistenta sociala;
Registrul referate pentru dispozitii alocatie sustinere familie, se conduce şi se păstrează de compartimentul de asistenta sociala;
Registrul reevaluari alocatie sustinere familie, se conduce şi se păstrează de compartimentul de asistenta sociala;
Registrul de evidenta beneficiari ajutor social, se conduce şi se păstrează decompartimentul de asistenta sociala;
Registrul de reevaluari ajutor social, se conduce şi se păstrează de compartimentul de asistenta sociala;
Registrul de adeverinte ajutor social, se conduce şi se păstrează de compartimentul de asistenta sociala;
Registrul de evidenta persoane cu handicap, se conduce şi se păstrează de compartimentul de asistenta sociala;
Registrul de evidenta a minorilor cu parinti plecati in strainatate, se conduce şi se păstrează de compartimentul de asistenta sociala;
Registrul de evidenta beneficiari ajutor de incalzire cu lemne, se conduce şi se păstrează de compartimentul de asistenta sociala;
Registrul – condica corespondenta posta, se conduce şi se păstrează de compartimentul relatii cu publicul
Registrul – condica interna de predare – primire corespondenta, se conduce şi se păstrează de compartimentul relatii cu publicul
Registrul ordonantari se conduce şi se păstrează de compartimentul financiar contabil-juridic, in format electronic;
Registrul datoriei publice se conduce şi se păstrează de compartimentul financiar contabil-juridic, in format electronic;
Registrul ordinelor de plata se conduce şi se păstrează de Compartimentul financiar contabil-juridic;
Registrul evidentei ordinelor de deplasare se intocmeste şi se păstrează de Compartimentul relatii cu publicul
Registrul de evidenta a contractelor de inchiriere se intocmeste şi se păstrează de secretarul general al comunei;
Registrul de evidenta plati contracte de concesiune se intocmeste şi se păstrează secretarul general al comunei
Condica de repartizare a documentelor se conduce, se intocmeste şi se păstrează de secretarul general al comunei
REVISAL (registru electronic ) se intocmeste de secretarul general al comunei ;
Registrul functionarilor publici ( registru electronic) se intocmeste de secretarul general al comunei

Cap. II. Primirea, înregistrarea şi repartizarea corespondenţei
Art.2
(1) Înregistrarea, evidenţa şi urmărirea circulaţiei actelor în cadrul Primariei comunei Batrana se face prin registre, de către funcţionarii de la registratura, ce fac parte din Compartimentul relaţii cu publicul, precum şi de către funcţionarii de la alte compartimente care au atribuţii în acest sens.
(2) Toate actele intrate/ieşite în şi din sediul autoritatii administratiei publice locale prin poştă, curier, fax şi e-mail se predau pentru înregistrare la Registratura generală – Compartimentul relaţii cu publicul.
(3) Deschiderea şi repartizarea actelor adresate primarului, viceprimarului sau secretarului general cu menţiunea “Strict personal”, “Personal”, “Strict confidenţial” sau “Confidenţial” se face numai de aceştia. În aceste cazuri, funcţionarul de la Registratură aplică parafa cu numărul de înregistrare pe plic urmând ca, după restituire, să completeze în Registrul de intrare – ieşire datele necesare.
Art.3
(1) Pe fiecare act intrat se aplică în colţul din dreapta, sus, parafa de înregistrare cu numărul şi data înregistrării.
(2) Actele create din oficiu se înregistrează numai după semnarea lor, conform prevederilor prezentului regulament.
(3) În cazul unor erori de înregistrare se taie peste înregistrarea eronată (nu se şterge, nu se acoperă cu fluid corector) şi se face o nouă înregistrare, corectarea fiind atestată de cel care a făcut-o cu indicarea numelui/prenumelui şi semnătură.
Art.4
Actele adresate greşit se înregistrează şi se transmit, cu adresă de înaintare, autorităţilor şi instituţiilor publice competente pentru rezolvare, dacă se cunosc, ori se restituie şi se comunică, cu privire la greşita adresare, emitentului sau petiţionarului, după caz.
Art.5
(1) În cazul în care într-un document nu se menţionează adresa emitentului, respectiv a petiţionarului, se păstrează plicul care se anexează documentului, dacă acesta conţine adresa respectivă.
(2) Dacă lipsesc anexele ce sunt menţionate în actul intrat, funcţionarul de la Registratură sau de la relaţii cu publicul care l-a primit face menţiune despre aceasta.
Art.6
(1) Documentele care se referă la aceeaşi problemă se conexează, cronologic, la primul document înregistrat, făcându-se menţiunea în Registrul de intrare – ieşire “conexat la nr. …”
(2) Documentele expediate ca răspuns vor primi numărul de înregistrare al documentelor intrate la care se răspunde.
(3) Documentele create şi expediate din oficiu sau cele întocmite pentru uz intern se înregistrează după semnarea lor de către cei competenţi, ca documente ieşite, completându-se coloanele adecvate din Registrul de intrare – ieşire.
Art.7
După înregistrare corespondenţa se transmite, prin grija compartimentului relatii cu publicul, protocol, secretariat, persoanelor responsabile conform competenţelor reglementate prin Regulamentul de organizare şi funcţionare al aparatului de specialitate, precum şi prin alte acte, in conditiile legii.
Art.8
(1) Funcţionarul de la compartimentul relatii cu publicul după repartizarea în Registrul de intrare – ieşire, preda corespondenţa prin condică, sub semnătură, funcţionarilor nominalizaţi, conform rezoluţiilor, pentru rezolvare.
(2) Funcţionarii responsabili cu evidenţa şi circulaţia actelor au obligaţia să sesizeze despre existenţa unei corespondenţe urgente.
(3) Corespondenţa repartizată greşit unor compartimente din cadrul autoritatilor locale se restituie, pentru modificarea rezoluţiei, respectiv repartizarea prin registru, conform rezoluţiei modificate şi prin condica de evidenţă de la compartimentul de specialitate.
(4) În cazul corespondenţei a cărei soluţionare necesită consultarea sau colaborarea mai multor compartimente de specialitate, aceasta se rezolvă prin colaborarea directă între funcţionarii nominalizaţi, conform rezoluţiilor şefului ierarhic. Dacă acelaşi act a fost transmis în copie şi altor compartimente, responsabilitatea organizării soluţionării revine funcţionarului, compartimentului care a primit originalul.
(5) Compartimentele independente ţin evidenţa actelor intrate, ieşite şi create în registrul propriu, urmărind repartizarea acestora pe funcţionarii nominalizaţi pentru rezolvare şi în programul electronic.
(6) Funcţionarul căruia i s-a încredinţat sarcina rezolvării unei corespondenţe este obligat să verifice exactitatea numerelor de înregistrare a actelor, existenţa anexelor, unde este cazul, având obligaţia să urmărească rezolvarea în termen a acesteia, expedierea şi clasarea la dosar, conform nomenclatorului arhivistic şi a dispoziţiilor prezentului regulament.
(7) În cazul pierderii unui act persoana vinovată va înştiinţa şeful ierarhic, care va lua măsurile necesare pentru reconstituirea lui, potrivit legii. Actul reconstituit va purta numărul de înregistrare al actului pierdut şi viza şefului compartimentului de specialitate căruia i s-a repartizat spre rezolvare.

Cap. III. Rezolvarea, semnarea şi expedierea corespondenţei
Art.9
(1) Termenul general de rezolvare a corespondenţei este cel prevăzut de Ordonanţa Guvernului nr. 27/2002 privind reglementarea activităţii de soluţionare a petiţiilor, aprobată şi modificată prin Legea nr. 233/2002.
(2) Termenul special de rezolvare al corespondenţei este prevăzut de actele normative în materie, în funcţie de obiectul de reglementare.
Art.10
(1) La formularea răspunsului unei corespondenţe sau la crearea unor documente conţinutul acestora trebuie să fie concis, complet şi la obiect, iar tehnoredactarea să respecte regulile de scriere şi aşezarea estetică a conţinutului în pagină.
(2) Corespondenţa sau orice document creat şi prezentat spre semnare va cuprinde:
a) la antet: denumirea autorităţii, adresa, nr. de telefon, nr. fax, e-mail, nr. de înregistrare, data şi eventual indicativul dosarului;
b) la subsolul paginii, si numai pe exemplarul de arhivă: întocmit (numele şi prenumele celui care l-a întocmit), verificat: şef (numele şi prenumele), verificat, director executiv (numele şi prenumele), nr. exemplare, nr. anexe.
(3) Funcţionarii care au întocmit actele şi şefii ierarhici ai acestora vor semna pe exemplarul de arhivă iar, în cazul absenţei acestora, înlocuitorii lor, în subsolul paginii, înainte ca actul să fie prezentat spre semnare celor competenţi.
(4) Documentele create pentru uz intern vor cuprinde:
a) în partea stângă sus a paginii: „denumirea autorităţii, compartimentul, nr. înregistrare, data şi indicativul dosarului”;
b) în partea dreaptă sus a paginii „Se aproba/primar/Nume şi prenume”.
(5) Documentele pentru uz intern vor fi semnate şeful compartimentului, iar la subsolul paginii de funcţionarul care a întocmit documentul şi de şeful ierarhic care l-a verificat.
Art. 11
(1) Referatele de aprobare ale proiectelor de acte normative, care urmează a fi supuse spre aprobarea Guvernului Romaniei ori Consiliului local Batrana se semnează de primarul comunei Batrana.
Art. 12
Corespondenţa adresată direct Parlamentului, Preşedinţiei, Guvernului, ministerelor şi celorlalte autorităţi şi instituţii publice centrale, consiliilor judeţene, instituţiilor prefectului va fi semnată de primar, dacă legea nu dispune altfel.
Art. 13
Corespondenţa cu regiile autonome, societăţi comerciale, instituţii şi servicii publice, cu alte persoane fizice sau juridice va fi semnată de către primar.
Art. 14
Documentele privind analiza şi cercetarea petiţiilor vor fi semnate de către persoana care a primit petiţia spre rezolvare. Răspunsul către petent va fi semnat de către primar si functionarul responsabil de petitii din cadrul compartimentului relatii cu publicul.
Art. 15
Corespondenţa având la bază formulare tipizate care prevăd anumite semnături, se va semna de către persoanele având funcţiile prevăzute în acestea.
Art. 16
Viceprimarul şi secretarul general al comunei, în exercitarea atribuţiilor ce le revin, pot face comunicări şi invitaţii care vor purta numai semnătura acestora, în domeniile în care au delegate competenţe in conditiile legii.
Art. 17
(1) Referatele de aprobare pentru proiectele de hotărâri iniţiate şi promovate de primar vor fi semnate de către primar.
(2) În cazul proiectelor de hotărâri iniţiate şi promovate de către consilieri, referatele de aprobare vor fi semnate de către consilierul/consilierii iniţiatori.
Art. 18
Referatele de specialitate ale compartimentelor de resort care susţin proiectele de hotărâri vor fi semnate de către cel care l-a intocmit si seful ierarhic superior.

Art. 19
Referatele, rapoartele şi informările care se prezintă consiliului local vor fi semnate de către primar, viceprimar sau secretar general, în funcţie de domeniul de coordonare şi de către şeful compartimentului după caz, iar la subsolul paginii de către persoana care le-a întocmit şi eventual de către şeful ierarhic care le-a verificat.
Art. 20
Proiectele de dispoziţie ale primarului vor fi însoţite de referate de susţinere semnate de către persoana care le-a intocmit.
Art. 21
Certificatele de urbanism şi autorizaţiile de construire emise de primar, potrivit legii, vor fi semnate de către primar, secretarul general al comunei şi vor fi înregistrate într-un registru special care se păstrează la secretarul general al comunei.
Art. 22
(1) Contractele comerciale, civile, administrative, convenţiile şi protocoalele de colaborare şi de parteneriat vor fi semnate de către primar, responsabilul cu controlul financiar preventiv, cel care le-a intocmit din cadrul compartimentului de specialitate , respective din domeniul in care se incheie contractual.
Art. 23
(1) Documentele proiectelor finanţate din fonduri internaţionale, vor fi semnate, după caz, şi de următorii membri ai unităţilor de implementare, după cum urmează:
a) managerii de proiect semnează orice documente realizate în cadrul proiectelor conform solicitării finanţatorilor;
b) responsabilii financiari semnează documentele justificative solicitate în vederea validării cheltuielilor eligibile şi efectuarea plăţilor;
(2) Ştampilele se aplica şi pe semnăturile membrilor unităţilor de implementare a proiectelor prevăzute la alin.(1) din prezentul articol.
Art. 24
Situaţiile întocmite de aparatul de specialitate al primarului (state de plată, state de personal, diverse situaţii statistice privind contribuţiile la bugetul de stat şi la bugetul asigurărilor sociale şi de sănătate aferente salariaţilor etc.) vor fi semnate de functionarul din cadrul compartimentul financiar contabil-juridic.
Art. 25
(1) Adeverinţele care atestă virarea contribuţiei la asigurările sociale şi asigurările de sănătate, calitatea de salariat şi veniturile realizate în vederea obţinerii unor credite vor fi semnate de functionarul din cadrul compartimentul financiar contabil-juridic si primar.
Art. 26
(1) Transmiterea corespondenţei în format electronic se face de persoana care a întocmit-o numai după semnarea acesteia şi după înregistrarea în Registrul de intrare – ieşire sau în registrul special, după caz, conform dispoziţiilor prezentului regulament.
(2) Postarea documentelor pe site-ul propriu se face după aprobarea de către primar, iar responsabilitatea privind informaţiile furnizate revine persoanei care a întocmit documentul.
(3) Este interzisă expedierea de mesaje oficiale, care nu au corespondent pe suport de hârtie, cu semnăturile celor în drept.
Art. 27
(1) Extrasele şi copiile de pe documentele originale din arhiva institutiei vor purta obligatoriu ştampila „pentru conformitate cu originalul” şi semnătura secretarului general.
(2) Copiile de pe dispoziţiile primarului şi hotărârile consiliului local vor fi semnate de către funcţionarul ce elibereaza actul şi vor avea aplicată obligatoriu ştampila „pentru conformitate cu originalul”.
Art.28
(1) Deplasările în interesul serviciului în judeţ, cu autoturismul proprietate personală, precum şi deplasările în afara judeţului în interes de serviciu se aprobă în toate cazurile de către primar.
(2) Delegaţiile persoanelor aflate în interes de serviciu la autoritatile locale Batrana se semnează de funcţionarii publici de conducere.
Art. 29
(1) Cererea de plecare în concediu de odihnă se avizeaza de compartimentul financiar contabil-juridic si se aproba de primar.
(2) Biletele de voie în interes personal si in interes de serviciu pentru învoire si munca de teren, în timpul serviciului, vor fi semnate de către primar .
Art. 30
(1) În lipsa titularilor posturilor la orice nivel, corespondenţa se semnează de înlocuitorii acestora, conform fişei postului sau a dispoziţiei primarului emisă în acest sens.
(2) Când se semnează „pentru” în locul titularului semnăturii se va folosi următoarea formulă:
„p. primar ”
„Numele şi prenumele celui care semnează”
„Funcţia”
(3) Nu se admite ca pe acte, corespondenţă şi alte documente să existe două semnături „pentru”, obligatoriu ca cel puţin una să fie a titularului.
Art. 31
(1) După semnarea corespondenţei de către persoanele competente, funcţionarul căruia i s-a repartizat spre rezolvare, pregăteşte corespondenţa pentru expediere şi o predă persoanei care răspunde de evidenţa corespondenţei la nivelul registraturii pentru a opera în Registrul de intrare – ieşire expedierea acesteia.
(2) Funcţionarul căruia i s-a repartizat spre rezolvare o corespondenţă are obligaţia de a urmări expedierea acesteia şi de a informa persoana care ţine evidenţa actelor compartimentului independent asupra modului de rezolvare, în vederea operării în Registrul de intrare – ieşire şi clasării corespondenţei rezolvate, conform nomenclatorului arhivistic.
(3) Este interzisă clasarea la dosar a corespondenţei nerezolvate. Se recomandă păstrarea acesteia în mape cu menţiunea: „Corespondenţă în curs de rezolvare” sau „Corespondenţă în aşteptare”.
Art. 32
(1) Corespondenţa se expediază, de regulă, prin poştă sau curier, prin Registratura generală, funcţionarul cu atribuţii privind expedierea aplicând pe exemplarul de arhivă ştampila „EXPEDIAT”, semnând şi înscriind data expedierii.
(2) Expedierea corespondenţei prin poşta specială se face de către persoana care conduce evidenţa, aplicând pe exemplarul de arhivă ştampila „EXPEDIAT”, semnând şi înscriind nr. şi data expedierii în borderoul special pentru această corespondenţă.
(3) Expedierea corespondenţei prin fax se face de către persoanele care au atribuţii cu privire la rezolvarea acesteia.
(4) Corespondenţa poate fi predată direct destinatarului sau delegatului acestuia, situaţie în care pe exemplarul de arhivă se va semna de primire cu indicarea numelui, prenumelui, a calităţii persoanei care preia actul şi data.
(5) Expedierea corespondenţei prin poşta electronică (e-mail) se face respectând dispoziţiile prezentului regulament cu obligaţia funcţionarului care a făcut expedierea de a face demersurile necesare pentru dovedirea comunicarii actului.
(6) Expedierea răspunsului la corespondenţa intrată se face folosind numărul de înregistrare la intrarea documentului.
(7) Exemplarul de arhivă a actului expediat se va înapoia compartimentului, respectiv persoanei care l-a întocmit, care îl clasează la dosar, conform nomenclatorului arhivistic.
(8) Expedierea corespondenţei se face înscriindu-se atât pe corespondenţă, cât şi pe plic denumirea completă a persoanei fizice sau juridice şi nu iniţialele, numărul de înregistrare şi adresa completă (inclusiv codul poştal).
(9) Predarea corespondenţei la Registratura generală pentru expediere prin poştă se face zilnic până la ora 12.00.

Cap. IV. Folosirea şi păstrarea sigiliului cu stema României şi a ştampilelor
Art. 33
(1) Sigiliul cu stema României cu mentiunea ,,ROMÂNIA-JUDEŢUL HUNEDOARA-COMUNA BATRANA-CONSILIUL LOCAL”, se pastreaza de secretarul general al comunei si se aplica pe actele ce emana de la Consiliul local si anume:
– hotararile Consiliului local;
-procesele verbale de sedinta ale Consiliului local;
-mesaje emanate de la Consiliul local;
-acorduri, conventii si acte de asociere cu alte autoritati publice locale, judetene sau operatori economici din tara si strainatate.
(2)Stampila cu mentiunea ,, ROMÂNIA-JUDEŢUL HUNEDOARA-COMUNA BATRANA-CONSILIUL LOCAL”, se pastreaza de secretarul general al comunei, aplicarea acesteia pe documentele sau corespondenta unde apare antetul Consiliului local, altele decat cele prevazute la alin. 1, fiind in sarcina functionarului din cadrul compartimentului mentionat, ce a semnat de primire in registrul de evidenta a sigiliilor si stampilelor sau inlocuitorul acestuia..
(3) Cele doua sigilii cu stema României ce au mentiunea ,,ROMÂNIA-JUDEŢUL HUNEDOARA-COMUNA BATRANA-PRIMAR”si ROMÂNIA-JUDEŢUL HUNEDOARA-COMUNA BATRANA-CONSILIUL LOCAL se pastreaza de secretarul general al comunei ce a semnat de primire in registrul de evidenta a sigiliilor si stampilelor si se aplica pe actele ce emana de la primar si anume:
– dispozitiile emise de primar;
– autorizatiile si certificatele prevazute de lege, emise de primar;
– avizele şi acordurile date de primar;
– toate celelalte acte ce poarta doar semnatura primarului comunei Batrana.
(4)Cele doua stampile cu mentiunea ,, ROMÂNIA-JUDEŢUL HUNEDOARA-COMUNA BATRANA-PRIMAR” si ROMÂNIA-JUDEŢUL HUNEDOARA-COMUNA BATRANA-CONSILIUL LOCAL, se pastreaza de secretarul general, urmand ca aplicarea acesteia pe documentele sau corespondenta unde apare antetul primarului, altele decat cele prevazute la alin. 3, fiind in sarcina functionarului din cadrul compartimentului mentionat, ce a semnat de primire in registrul de evidenta a sigiliilor si stampilelor sau inlocuitorul acestuia.
(5) Stampila cu mentiunea ,, ROMÂNIA-JUDETUL HUNEDOARA—COMUNA BATRANA”, se pastreaza de compartimentul relatii cu publicul, urmand ca aplicarea acesteia pe documentele sau corespondenta unde apare antetul primariei si semnatura primarului, altele decat cele prevazute la alin. 1-4, sa da in sarcina functionarului din cadrul compartimentului mentionat, ce a semnat de primire in registrul de evidenta a sigiliilor si stampilelor sau inlocuitorul acestuia.
(6) Sigiliul cu stema României cu mentiunea ,,ROMÂNIA – PRIMARIA COMUNEI BATRANA – JUDEŢUL HUNEDOARA – STARE CIVILĂ”, se pastreaza de compartimentul stare civila, urmand ca aplicarea acesteia pe actele de stare civila sa cada in sarcina functionarului din cadrul compartimentului mentionat, ce a semnat de primire in registrul de evidenta a sigiliilor si stampilelor sau inlocuitorul acestuia.
(7) Toate celelalte stampile, in formele prevazute de registrul de evidenta si inregistrare a stampilelor, se conduc, se pastrează şi se aplică pe documentele specifice, prevăzute de lege, de functionarii care au semnat de primire in registrul de evidenta a sigiliilor si stampilelor sau inlocuitorii acestora.
(8) Persoanelor desemnate pentru folosirea şi păstrarea sigiliilor şi ştampilelor, răspund de securitatea acestora, precum şi aplicarea lor numai pe categoriile de documente menţionate, in conditiile legii.
(9) Sigiliile şi ştampilele se vor înregistra într-o evidenta speciala – registrul de evidenta a sigiliilor si stampilelor, numerotat, snuruit si sigilat, ce se va inregistra anual, potrivit prezentului regulament, in registrul de evidenta generala.
(10) Registrul de evidenta a sigiliilor si stampilelor va cuprinde: nr. crt., data înregistrării (inventarierii), felul si forma sigiliului/stampilei (prin aplicare), cine le pastrează/funcţia, data şi motivul scoaterii din uz.
(11) În cazul absentei de la locul de munca a functionarilor care au semnat pentru folosirea şi păstrarea sigiliilor şi ştampilelor, inlocuitorii acestora, desemnati in conditiile regulamentului de organizare si functionare de catre sefii ierarhici, raspund pentru folosirea şi păstrarea sigiliilor şi ştampilelor, de securitatea acestora, precum şi aplicarea lor numai pe categoriile de documente menţionate, in conditiile legii.

Cap. V. Dispoziţii finale
Art. 34
(1) Funcţionarii publici şi personalul contractual din aparatul de specialitate au obligaţia păstrării confidenţialităţii asupra faptelor, informaţiilor sau documentelor de care iau cunoştinţă în exercitarea atribuţiilor ce le revin, atât pentru corespondenţa ce o primesc în lucru, cât pentru documentele ce le creează.
Art. 35
Întregul personal din cadrul autoritatilor administratiei publice locale este obligat să cunoască, să respecte şi să aplice prevederile prezentului regulament. Nerespectarea acestuia constituie abatere disciplinară şi se sancţionează în condiţiile legii.
Art. 36
Prezentul regulament se completează, în mod corespunzător, cu prevederile ce rezultă din actele normative din domeniu.

Batrana la 23 martie 2021
PRIMAR,
Herciu Radu
CONTRASEMNEAZA,
Secretar general al comunei,
Barb Camelia Cosmina